அலுவலகர்கள் கடைபிடிக்க வேண்டிய குறைந்த பட்ச நெறிமுறைகள்

by murugesanrms Wed Jun 13, 2012 5:32 pm

(உபயோகமாகபடின், தேவையான மாற்றங்களை செய்து நீங்கள் பயன்படுத்தி கொள்ளுங்கள்)

அலுவலகர்கள் கடைபிடிக்க வேண்டிய குறைந்த பட்ச நெறிமுறைகள்

அன்பு நண்பர்களே

வணக்கம்

முதலில் நீங்கள் பனிபுரியும் அலுவலகம் என்பது உங்களது நேரத்தை போக்கவரும் ’பொழுதுபோக்கு இடம்’ இல்லை என்பதை மனதில் கொள்ளவேண்டும்.

அலுவலகம் என்பது விளையாட்டு மைதானமும் இல்லை, வழிபோக்கர்களின் நலனுக்காக கட்டிவிடப்பட்ட தர்மசாலையும் இல்லை.

உங்கள் வாழ்க்கைக்கு தேவையான அத்தியவசியங்களை தேடி பெறும் ஒரு உன்னதமான கோயில் தான் நீங்கள் பணிபுரியும் இடம் என்பதை ஆணிதரமாக மனதில் நிறுத்தவேண்டும்.

அத்தியவசியம் என்பது பணம் மட்டுமே என்ற தவறான கருத்தை எண்ணத்தில் செலுத்தினால் அது உங்களை எவ்விதத்திலும் பக்குவபடுத்த போவதில்லை.

அத்தியவசியம் என்பது உழைப்பு, கடமை, நேர்மை, வாக்குறுதி, கட்டுபாடு, கண்ணியம், ஒழுக்கம், குணம், எண்ணம், விசுவாசம், மரியாதை, மதிப்பு, நேரம் தவறாமை, பொறுப்பு, தனிதன்மை, போன்ற ஈடினையற்ற செல்வங்கள் என்ற மகத்தான உன்மையை உணர்ந்துகொள் வேண்டும். இச்செல்வங்களை உங்களுள் நீங்கள் தேடி பெற போதிக்கும் வாழ்க்கையின் கல்விசாலை தான் நீங்கள் பணிபுரியும் அலுவலகம் என்ற நம்பிகையை முதலில் வளர்க்கவேண்டும்.

நமது அலுவலகத்தில் (நிறுவனத்தில்) நீங்கள் கடைபிடிக்க வேண்டிய சில வழிமுறைகளை இங்கு நான் வரைகிறேன்.

1. அலுவலகம் தொடங்கும் நேரம் என்பது 9.30 என்று நாம் நிர்ணயத்த ஒன்றாகும். இது ‘தொடங்கும்’ நேரமே அன்றி ‘திறக்கும்’ நேரம் அல்ல. அப்படியானால் தொடங்கும் நேரத்திற்கு சற்று முன் அலுவலகம் வரும் முறையை பழக்கபடுத்தவேண்டும்.

2. ’அலுவலகம் தொடங்கும் நேரம்’ என்பது ‘அலுவலக பணிகள் தொடங்கும் நேரம்’ என்பதை உணரவேண்டும். பணிகள் தொடங்குவதற்க்கான ஆயுத்தங்களை முன்னதாகவோ முன் நாளிலோ திட்டமிட்டிருக்க வேண்டும்.

3. தவிர்க்கமுடியாத காரணத்தால் குறித்த நேரம் தவறி வருவது என்பது வாடிக்கையான ஒன்றாக இருக்ககூடாது.

4. ’கிரேஸ் டைம்’ எனப்படுவது ஒருவித சலுகையே அன்றி அங்கீகாரம் அல்ல.

5. இருப்பினும் சலுகையும் தாண்டி பத்து மணிவரை பெரும்போக்கான ஒரு வரமுறையை கடைபிடித்தாலும், மூன்று நாட்களுக்கு பத்து மணிக்கு மேல் அலுவலகம் வரும் அலுவலகரிடம் அரை நாள் சம்பளம் கழிக்கப்படும்.

6. மிக முக்கிய காரணத்தை கருத்தில் கொண்டு எதாவது நாட்களில் பதினொரு மணி வரை விஷேச விதிவிலக்கு அளிக்கப்பட்டாலும், அதன் பின்னிட்டு வரும் அலுவலகரிடமும் அரை நாள் சம்பளம் கழிக்கப்படும் வாய்ப்பு உண்டு.

7. நீங்கள் விடுப்பு எடுக்க வேண்டிய அவசியத்தில் இருந்தால் முன் நாளிலோ அல்லது அன்றய அலுவலக பணி ஆரம்பமாகும் முன்னரோ தகவல் அளித்துவிடவேண்டும்.

8. நீங்கள் செய்யும் பணியை உள்ளத்தால் விரும்பி செய்யவேண்டும். விருப்பம் இல்லாமல் செய்யும் எந்த வேலையும் நிறைவை தராது.

9. உங்கள் முகம் எப்போதும் ஒருவித கலையுடனும் புன்சிரிப்புடனும் தோற்றம் அளிக்கவேண்டும். அது நமது வாடிக்கையாளர்களை நெகிழ செய்வதுடன் உங்களையும் புத்துணர்வுடன் வைத்திருக்கும்.

10. உங்களின் நடவடிக்கை எப்போதும் வாடிக்கையாளரை எவ்விதத்திலும் கோபமடைய செய்யகூடாது.

11. உங்கள் சோகம், கவலை, கோபம், வெறுப்பு, ஆதங்கம் போன்ற எதனையும் வெளிப்படுத்தும் இடம் அலுவலகம் இல்லை.

12. சொந்த பிரச்சனையை வெளிபடுத்தாமல் மனதுக்குள் சமாளித்து உங்களின் பணியை பாதிப்படைய செய்யாத ஆற்றல் வேண்டும். அவ்வாறு சமாளிக்மும் திறன் இல்லையேன்றால் அன்று விடுப்பு எடுத்து கொள்வது நல்லது.

13. சக அலுவலகரிடம் எவ்வித சூல்நிலையினிலும் மரியாதையுடன் நடந்துகொள்ளவேண்டும்.

14. எல்லா நேரங்களிலும் கனிவுடனும் பனிவுடனும் பேசவேண்டும். அதே சமயம் உங்கள் குரல் தெளிவாகவும் கம்பீரமாகவும் இருக்கவேண்டும்.

15. தொலை(கை)பேசியில் பேச ஆரம்பிக்கும் முன் வணக்கம் சொல்வது மிக நல்லது. மேலும் எதிர்முனையாளரின் சவுகரியத்தை அறிந்து பேசவேண்டும். பேசிமுடித்த பின்னர் நன்றி உரைப்பது உன்னதமான முறையாகும்.

16. வாடிக்கையாளர் நம் அலுவலகத்தில் உள்ளே நுழையும் போது எழந்து நின்று வரவேற்பதும், உடன் அமர சொல்வதும், நம்மிடம் விடைபெறும் சமயத்தில் நன்றி உரைப்பதும் பன்பான செயலாகும்.

17. தேவையற்ற விசயங்களை யாருடனும் எக்காரணத்திற்காகவும் எவ்விடத்திலும் பேசகூடாது.

18. உங்களுக்கு அறிமுகமில்லதவராயினும் நமது அலுவலகத்தில் நீங்கள் சந்திக்கும் அனைவரிடமும் பரஸ்பர வணக்கம் மொழிவது மிகவும் உத்தமம்.

19. உஙகள் கைபேசியின் அழைப்போசை சன்னமாகவும் நயமாகவும் இருக்கவேண்டும். திரைப்படபாடல்களும் சகிக்கமுடியாத சத்தங்களும் இல்லாமல் பார்த்துகொள்ளவேண்டும்.

20. வாடிக்கையாளரிடம் பேசும்போது உங்கள் கைபேசியில் வரும் அழைப்பை தவிர்ப்பது நல்லது. ஆனாலும் அழைப்பின் முக்கியதுவம் கருதி பேசநேரிட்டால் வாடிக்கையாளரிடம் முன் அனுமதி பெறவேண்டும்.

21. அவசியமற்ற தனிப்பட்ட விசியங்களை அலுவலக பணியின் போது பேசுவதை தவிர்க்கவேண்டும்.

22. வாடிக்கையாளர் நம்மிடம் பேசும் தகவல் தவறாக பட்டாலும் வாக்குவாதத்தில் ஈடுபட கூடாது.

23. திறமையை வளர்க்கும் பசி உங்களுள் இருக்கவேண்டும். உங்கள் திறமையை விட மிக எளிதான வேலையை வலுக்கட்டாயமாக செய்து உங்களின் மதிப்பை குறைக்க கூடாது.

24. மற்றவர்களின் வேலையில் குறுக்கிட கூடாது. உங்கள் பொறுப்புக்கு சம்பந்தமில்லாத வேலையையும் செய்யகூடாது, அதே போல் மற்றவர்கள் கோராமல் அவர்களுக்கு உதவ செல்லகூடாது.

25. ஒரே வேலையை தேவையில்லாமல் இருவர் சேர்ந்து செய்யகூடாது. குறித்த நேரத்தில் கடமையை முடிக்கும் திறனை வளர்க்கவேண்டும்.

26. வாடிக்கையாளரிடம் மட்டுமன்றி யாருடனும் ‘பொய்’ பேசகூடாது. நீங்கள் தொடர்ந்து பொய் பேசினால் நீங்கள் பேசும் உண்மையையும் யாரும் நம்பமாட்டார்கள்.

27. உங்களிடம் பேசுபவர் ஆணாக இருந்தால் ‘சார்’ என்றும் பெண்ணாக இருந்தால் ‘மேடம்’ என்றும் பின்மொழியிட்டு பேசுவது சிறந்தது.

28. மற்றவர்கள் பேசும்போது கவனியுங்கள், பேசிமுடித்த பின் பேசுங்கள். பேச்சின் நடுவே குறுக்கிட்டு பேசுவதை தவிர்க்கவேண்டும்.

29. ’தெரியாது, முடியாது’ போன்ற எதிர்மறையான பதிலினை என்றும் தரகூடாது. அதேநேரம் தவறான ஆலோசனையும் வழங்ககூடாது.

30. ‘நேரம் இல்லை, மறந்துவிட்டேன்’ என்பது அக்கரையின்மையின் வெளிபாடே. இவை ஒருபோதும் நன்மை பயக்காது.

31. மற்றவர்கள் பேசுவதை ’ஒட்டி கேட்கும்’ பழக்கத்தை முற்றிலுமாய் மனதில் இருந்து அகற்றவேண்டும். தன் கடமையை விட்டுவிட்டு மற்றவர்களுக்கு தரப்படும் வேலையை சம்பந்தமில்லாமல் குறுக்கிட்டு செய்யும் போக்கினை தவிர்க்கவேண்டும்.

32. மற்றவர்கள் நம்மை அனுகும்போது அவர்களின் தேவைகளை பூர்த்தி செய்வதே நம்முடைய தலையாய கடமையாக கொள்ளவேண்டும். உடன் முடியாவிட்டாலும் அவர்களின் எதிர்பார்ப்புகளை குறித்த நேரத்தில் நிவர்த்தி செய்யவேண்டும். சாக்கு போக்கு சொல்லும் சோம்பேறிதனமான பழக்கத்தினை விட்டுவிடவேண்டும்.

33. காலையில் அலுவலகம் உள்ளே நுழையும் போது வணக்கம் தெரிவிப்பதும், பணி முடிந்து மாலையில் கிளம்பும் போது சொல்லிவிட்டு செல்வதும் நாகரிகமான செயலாகும்.

34. செய்யும் வேலைகளை பட்டியலிட்டு, வரிசைபடுத்தி, வேலையின் முக்கியம் கருதி விரைந்து செய்யவேண்டும்.

35. தவறாக கணக்கிட்டு வேலையை சுருக்கிகொள்வதால் உங்களின் முன்னேற்றமும் சுருங்கிவிடும். நீங்கள் பணிபுரியும் அலுவலகத்தின் வளர்ச்சியினை பொறுத்துதான் உங்கள் வளர்ச்சியும் நிர்னியக்கபடும் என்ற தொலைநோக்கு பார்வையினை மனதில் நிறுத்தவேண்டும்.

36. வாடிக்கையாளர் நம் அலுவலகத்தில் வெகு நேரம் காக்கும் படி செய்யகூடாது. அவ்வாறு நேரிட்டால் அவருடன் உரையாடிகொண்டோ அல்லது அவரின் நேரத்தை உபயோகமானதாகவோ செய்யவேண்டும்.

37. வாடிக்கையாளரின் நிறுவனத்திற்கு செல்லும் முன் அவரின் முன் அனுமதி பெற்றே செல்லவேண்டும். உறுதியளித்த நேரத்திற்கு 5 நிமிடம் முன்னதாக அங்கிருக்கவேண்டும்.

38. உங்களது சொந்த வேலைகளை சக ஊழியர் மூலம் செய்யாதீர். அதேபோல் உங்களுக்கு தேவையான எடுபிடி வேலைகளை நீங்களே செய்துகொள்ள வேண்டும்.

39. பணிபுரியும் இடத்தை சுத்தமாகவும், நேர்த்தியாகவும் வைத்திருக்க உங்களால் முடிந்த உதவியை செய்யவேண்டும்.

40. நீங்கள் பணிபுரியும் நிறுவனத்தை உங்கள் நிறுவனம் போல் கருத வேண்டும். இது சொல்வதற்காகவோ அல்லது சொந்தம் கொண்டாடுவதற்காகவோ இல்லை, கடமையை முழுமனதுடன் செய்வதற்காகவே.

நான் உங்களிடம் இவைகளை பகிர்ந்துகொள்வது, உங்களை மேம்படுத்தவே அன்றி, உங்கள் மேல் உள்ள குறைகளை எடுத்துசொல்வதற்காக அல்ல.

இருப்பினும் எதாவது மாற்று கருத்திருப்பின் என்னை நேரில் சந்தித்து தெரிவிக்கவும்.

எவ்வித மாற்று கருத்துமின்றி ஒன்றுபட்டு, விட்டுகொடுத்து செயல்பட்டால் உங்கள் முன்னேற்றம் உங்கள் கண்முன் தெரியும்.

நன்றியுடன்- ஆர்.எம்.எஸ்.