எக்ஸெல் டிப்ஸ்-30.9.2010

எழுத்துவகையை நிலையாக மாற்ற
ஆபீஸ் கூட்டுத் தொகுப்பில் உள்ள புரோகிராம்களைப் பயன்படுத்துகையில், ஒவ்வொருவரும் தங்களுக்குப் பிடித்த எழுத்து வகையினப் பயன்படுத்த விரும்புவார்கள். எடுத்துக் காட்டாக, எக்ஸெல் தொகுப்பில் மாறா நிலையில் கொடுக்கப்பட்டிருக்கும் பாண்ட் வகை ஏரியல்; அளவு 10. இந்த எழுத்து வகைக்குப் பதிலாக, வெறு எழுத்துவகை, ஏன் தமிழ் எழுத்தே, வேண்டும் என விரும்பினால், அப்போது மாற்றி செயல்படுத்தலாம். ஆனால் மீண்டும் எக்ஸெல் திறக்கும் போது, மாறா நிலையில் இருந்த அதே பழைய எழுத்து வகைதான் கிடைக்கும். அவ்வாறு இல்லாமல், தாங்கள் விரும்பி மாற்றிய எழுத்துவகையே தொடர்ந்து கிடைக்க வேண்டும் என விரும்பினால், அதற்கான சில மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வேண்டும்.
முதலில்“Tools” என்னும் பகுதியைக் கிளிக் செய்து அதில் “Options” என்னும் பகுதியைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பல டேப்கள் கொண்ட“Options” விண்டோ கிடைக்கும். இதில் “General” என்னும் டேபினைக் கிளிக் செய்திடவும். இதில் “Standard font” என்பதற்கு அடுத்தபடியாக உள்ள மெனுவினை விரிக்கவும். கிடைக்கும் மெனுவில் உங்களுக்குப் பிடித்த எழுத்துவகையினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து மூடவும். இனி எக்ஸெல் உங்களுக்குப் பிடித்த எழுத்துவகையினயே டைப் செய்திடத் தரும். மீண்டும் வேறு ஒரு எழுத்துவகை உங்களுக்குப் பிடித்தால் மேலே சொன்ன வழிகளில் மாற்றிக் கொள்ளலாம்.
செல்லில் டெக்ஸ்ட்
எக்செல் செல் ஒன்றில் டெக்ஸ்ட் ஒன்றை டைப் செய்கையில் அது செல்லையும் தாண்டி வெளியே செல்வது பலருக்கு எரிச்சலை வர வழைக்கும். செல்லுக்குள்ளாகவே டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதுவே உங்களின் விருப்பம். என்ன செய்யலாம்? கவலைப்படாமல் முதலில் டெக்ஸ்ட்டை டைப் செய்திடுங்கள். டெக்ஸ்ட் முழுவதும் டைப் செய்தவுடன் செல்லைக் கிளிக் செய்து தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது Format என்னும் பிரிவிற்குச் சென்று கிளிக் செய்திடுங்கள். அதில் Cells பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன்பின் அதில் உள்ள Alignment டேபை அழுத்துங்கள். இப்போது கிடைக்கும் பிரிவுகளில் Wrap Text என்ற செக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் டிக் மார்க் செய்து ஓகே கொடுத்து வெளியேறுங்கள். இப்போது நீங்கள் அடித்த டெக்ஸ்ட் அதே செல்லில் ஒழுங்கு படுத்தப் பட்டிப்பதைப் பார்க்கலாம். ஒரு சிலர் டெக்ஸ்ட்டை செல்லினுள் அடிக்கையில் ஆல்ட் + என்டர் தட்டி வரிகளை அமைப்பார்கள். அது நேரத்தையும் நம் உழைப்பையும் வீணாக்கும்.
ஒரு பக்கத்தில் அச்சிட
எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட் பிரிண்ட் செய்கையில், பலர் அச்செடுப்பதில் அளவுகளை எப்படி அமைப்பது என்று அறியாமல், பல அச்சு தாள்களை வீணாக்குவார்கள். ஏனென்றால் வேர்ட் தொகுப்பில் அச்சிடுவதற்கும், எக்ஸெல் தொகுப்பில் அச்சிடுவதற்கும் நிறைய வேறுபாடுகள் உள்ளன. சில வேளைகளில் நெட்டு வரிசைகளில் ஒன்றிரண்டு அடுத்த பக்கத்தில் அச்சாகும். அல்லது கடைசி இரண்டு படுக்கை வரிசை, தலைப்பு ஏதும் இன்றி, தனியே அடுத்த பக்கத்திற்குச் செல்லும். நாம் விரும்பும் வகையில், குறிப்பிட்ட பக்கங்களுக்குள், ஒர்க் ஷீட்டினை அச்சிட, எக்ஸெல் வழி கொண்டுள்ளது. ஒர்க்ஷீட் எத்தனை பக்கங்களுக்குள் அச்சாக வேண்டும் என எக்ஸெல் தொகுப்பிற்கு நாம் செட் செய்திடலாம். எத்தனை பக்கங்கள் என்பதனை மட்டும் தெரிவித்தால் போதும். எக்ஸெல் அதற்குள்ளாக டேட்டாவினைச் சுருங்க வைத்துக் கொள்ளும். இந்த வழியை எப்படி செட் செய்வது என இங்கு பார்க்கலாம்.

1. முதலில் ஒர்க்ஷீட்டைத் திறந்து வைத்துக் கொள்ளவும்.

2. பின்னர், பேஜ் செட் அப் (Page Setup) தேர்ந்தெடுக்கவும். எக்ஸெல் இப்போது பேஜ் செட் அப் டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும்.

3. இதில் பேஜ் (Page) டேப் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதனை உறுதி செய்திடவும்.

4. இதில் Fit To option என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதன் அருகே எத்தனை பக்கங்களில் நீங்கள் விரும்பும் ஒர்க்ஷீட் பகுதி அச்சில் வர வேண்டும் என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

5. ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.

இனி வழக்கம்போல பிரிண்ட் கட்டளை கொடுத்து பிரிண்ட் எடுக்கவும். நான் பொதுவாக, கட்டத்தில் அகலம் 1 பக்கம் எனவும் உயரம் 99 பக்கம் எனவும் அமைத்துக் கொள்வேன். இதனால், ஒரு பக்கத்தில் அவுட்புட் இருக்கும். நிச்சயம் மொத்த பக்கங்கள் எண்ணிக்கை 99 ஐத் தாண்டாது. இதனால் டேட்டா சுருக்கப்படாமல் எனக்கு அச்சில் கிடைக்கும். ஒரு பக்க அகலத்தில், நீளம் எத்தனை பக்கங்களானாலும் இருக்கும்.