எக்ஸெல் டிப்ஸ்

by கோவைசிவா Tue Oct 27, 2009 6:50 pm

எக்ஸெல் – கிரிட் லைன் கலர்:
எக்ஸெல் ஒர்க் புக்கில் உள்ள செல்களுக்கான கிரிட் லைன் எப்போதும் மென்மையான கருப்பு வண்ணத்தில் இருக்கும். இந்த வண்ணத்தை நீங்கள் விரும்பும் வகையில் மாற்றுவதற்கான வழிகளைப் பார்க்கலாம். முதலில் Options கிளிக் செய்து Tools என்னும் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கு ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும். இந்த பாக்ஸில் உள்ள View டேப்பில் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது கடைசியாகக் கீழாக உள்ள Window Optinos என்னும் பகுதியில் மூன்றாவதாக Grid Lines என்னும் பிரிவில் டிக் அடையாளத்தை ஏறபடுத்தவும். பின் Grid Lines Color என்னும் பகுதியின் அருகே வண்ணங்கள் உள்ள கட்டம் ஒன்று காட்டப்படும். இங்கு உங்களுக்குப் பிடித்த வண்ணத்தினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும். ஒவ்வொரு ஒர்க் ஷீட்டிற்கும் ஒரு வண்ணத்தைத் தேர்ந்தெடுத்து அமைக்கலாம்.

எக்ஸெல்சார்ட்டிங்:
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் உள்ள டேட்டா வகையினை நாம் நம் தேவைப்படி பிரித்து அடுக்கலாம். இதில் எக்ஸெல் அதிக பட்சம் மூன்று நெட்டு வரிசைகளில் உள்ள டேட்டாவினை வகைப்படுத்திப் பார்க்க மட்டுமே அனுமதிக்கிறது. ஆனால் உங்களுக்கு மூன்றுக்கு மேலாக காலங்களில் உள்ள டேட்டாவினை வகைப்படுத்திப் பார்க்கும் தேவை ஏற்பட்டால் என்ன செய்யலாம்? அதையும் செயல்படுத்தலாம். ஆனால் வேறு வழிகள் இதற்கு உள்ளன. அவற்றை இங்கு பார்க்கலாம்.
முதலாவதாக இரண்டு முறை வகைப்படுத்துவது. எடுத்துக்காட்டாக நீங்கள் A,B,C,D,E,என ஐந்து நெட்டு வரிசைகளை வகைப்படுத்த விரும்புவதாக வைத்துக் கொள்வோம். முதலில் C,D,E, வரிசைகளை சார்ட்டிங் செய்யவும். பின் அ,ஆ, வரிசைகளை சார்ட்டிங் செய்திடவும். இப்போது ஐந்து வரிசைகளும் சார்ட்டிங் செய்யப்பட்டுக் கிடைக்கும்.

இதே வழியைப் பின்பற்றி ஐந்து வரிசைகளும் ஒரே வேளையில் சார்ட்டிங் செய்திடலாம். முதலில் E வரிசையில் ஏதேனும் ஒரு செல்லைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.பின் இதில் சார்ட்டிங் டூலில் Ascendingஅல்லது Descending தேர்ந்தெடுக்கவும். இப்படியே D,C,B,A என ஒவ்வொரு வரிசையிலும் ஒரு செல்லைத் தேர்ந்தெடுத்து, முன்பு உ வரிசைக்குக் கொடுத்தபடி அ Ascending அல்லது Descending கொடுத்து சார்ட் செய்திடவும். இப்படி ஒரே மாதிரியாக சார்ட்டிங் செய்ததனால் ஐந்து வரிசைகளும் வகைப்படுத்தப்பட்டு கிடைக்கும்.
இங்கு கொடுக்கப்பட்டது போன்ற வகையில் சார்டிங் செய்யப்படுகையில் முக்கியமான ஒன்றை நினைவில் கொள்ள வேண்டும். உங்களுடைய டேட்டா லிஸ்ட், சார்டிங் தன்மையினைக் கெடுக்கலாம். டேட்டா உள்ள வரிசையில் காலியான செல்கள், எர்ரர் வேல்யு அல்லது டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்ட எண்கள் இருந்தால், எக்ஸெல் நீங்கள் எதிர்பார்த்த வகையில் சார்டிங் செய்யாது. இந்த பிரச்சினையைப் போக்க டேட்டாவினை முதலிலேயே ஒரு முகப்படுத்த ("normalize") வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக, எண்கள் இருப்பின் அவை எண்களாகவே இருக்க வேண்டும். டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டு இருக்கக் கூடாது. இப்படி செய்வதற்கு வரிசை H முதல் C வரை உள்ள டேட்டாவினை இணைத்து வரிசை Fக்கு கொண்டு செல்ல வேண்டும். அதன் பின் வரிசை F ஐ சார்ட் செய்திட வேண்டும். வரிசை F இல் கீழ்க்காணும் பார்முலாவினைக் கொடுக்கலாம்:=A1 & B1 & C1 & D1 & E1. இதில் ஏதேனும் ஒரு வரிசையில் தேதி இருந்தால், அதனை ஒரே மாதிரியான வகையான டேட்டாவாக மாற்ற வேண்டும். எடுத்துக் காட்டாக டி1 வரிசையில் தேதி இருந்தால், கீழ்க்காணும் பார்முலாவினைக் கொடுத்து டேட்டாவினை ஒருமுகப் படுத்தலாம்.
= A1 & B1 & C1 & TEXT(D1,"yyyymmdd") & E1 ஏதேனும் ஒரு வரிசையில் எண்கள் இருந்தால், அவற்றைக் கீழ்க்காணும் பார்முலா கொடுத்து மாற்றலாம். பி1 வரிசையில் இவை இருப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம். பார்முலா கீழ்க்கண்டபடி இருக்கும். =A1 & TEXT(B1,"000000") & C1 & D1 & E1 இந்த வழிகளை மேற்கொண்டால் தான் டேட்டா சார்டிங், நீங்கள் விரும்பியபடி அமையும்.

புதியஒர்க்ஷீட்பெற:
எக்செல் தொகுப்பில் பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கையில் அதில் புதிய ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர பல வழிகள் உள்ளன. ஆனால் மிக வேகமாக ஒரு ஒர்க் ஷீட்டைக் கொண்டு வர வேண்டும் என நீங்கள் விரும்பினால் உடனே ஆல்ட் + ஷிப்ட் + எப் 1(Alt + Shift + F1)கீகளை அழுத்துங்கள். புதிய ஒர்க் ஷீட் ரெடியாகிவிடும்.
செல்லில்டெக்ஸ்ட்டைப்பிங்:
எக்செல் செல் ஒன்றில் டெக்ஸ்ட் ஒன்றை டைப் செய்கையில் அது செல்லையும் தாண்டி வெளியே செல்வது பலருக்கு எரிச்சலை வர வழைக்கும். செல்லுக்குள்ளாகவே டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதுவே உங்களின் விருப்பம். என்ன செய்யலாம்? கவலைப்படாமல் முதலில் டெக்ஸ்ட்டை டைப் செய்திடுங்கள். டெக்ஸ்ட் முழுவதும் டைப் செய்தவுடன் செல்லைக் கிளிக் செய்து தேர்ந்தெடுங்கள். இப்போது Format என்னும் பிரிவிற்குச் சென்று கிளிக் செய்திடுங்கள். அதில் இஞுடூடூண் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து அதன்பின் அதில் உள்ளAlignment டேபை அழுத்துங்கள். இப்போது கிடைக்கும் பிரிவுகளில் Wrap Text என்ற செக் பாக்ஸைத் தேர்ந்தெடுங்கள். அதில் டிக் மார்க் செய்து ஓகே கொடுத்து வெளியேறுங்கள். இப்போது நீங்கள் அடித்த டெக்ஸ்ட் அதே செல்லில் ஒழுங்கு படுத்தப் பட்டிப்பதைப் பார்க்கலாம். ஒரு சிலர் டெக்ஸ்ட்டை செல்லினுள் அடிக்கையில் ஆல்ட் + என்டர் தட்டி வரிகளை அமைப்பார்கள். அது நேரத்தையும் நம் உழைப்பையும் வீணாக்கும்.

எக்ஸெல்எப்படிகணக்கிடுகிறது?
எக்ஸெல் தொகுப்பில் நாம் பலவிதமான பார்முலாக்களை அமைத்து விடைகளைக் காண்கிறோம். எளிய மற்றும் சிறிய அளவிலான பார்முலாக்களை முதலில் அமைத்துப் பயன்படுத்திப் பின் தொடர்ந்து செயல்படுகையில் பல்வேறு செல்களை பலவிதமான கண்டிஷன்களுடன் அமைத்து வெற்றிகரமாக விடைகளைப் பெறுகிறோம். தொடக்க நிலையில் இந்த பார்முலாக்களை அமைத்துச் செயல்படுத்துகையில், எக்ஸெல் இந்த பார்முலாக்களை எப்படி செயல்படுத்துகிறது என்ற கேள்வி நம் மனதில் எழுந்திருக்கும். இதற்கான விடையையும் எக்ஸெல் தருகிறது. எக்ஸெல் தொகுப்பின் வழியிலேயே சென்று காணலாம் என்பதுதான் இதன் ஹைலைட் ஆகும். இதனை இன்னும் விரிவாகக் காணலாம்.
பார்முலா ஒன்றில் பல்வேறு கணக்கீடுகளையும் எண்களையும் பல அடைப்புக் குறிக்குள் கொடுக்கிறீர் கள். அதில் கூட்டல், கழித்தல், வகுத்தல், பெருக்கல் என அனைத்தும் உள்ளன. மேலும் சில சிறப்பு கணக்கீடுகளும் உள்ளதாக வைத்துக் கொள்வோம். இவற்றை எந்த வரிசையில் எக்ஸெல் எடுத்துக் கொள்கிறது என்று அதனை இயக்கு கையிலேயே நாம் கண்டறிந்து கொள்ள முடியும்.

இதனை அறிய பார்முலா உள்ள செல் ஒன்றை முதலில் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். அதன்பின் Tools மெனு செல்லுங்கள். அதில் உள்ள Formula Auditing என்னும் துணை மெனுவில் கிளிக் செய்திடுங்கள். அல்லது பார்முலா ஆடிட்டிங் என்னும் டூல் பார் திறந்திருந்தால் Evaluate Formula button என்பதனைப் பயன்படுத்துங்கள். முதலில் Evaluate button கீழ்ப்பாகத்தில் திறக்கப்படும். ஒவ்வொரு முறை நீங்கள் Evaluate button க் கிளிக் செய்யும் போதும் நீங்கள் கொடுத்துள்ள பார்முலாவில் உள்ள கணக்குகள் செயல்படுத்தப் படும். எக்ஸெல் ஒவ்வொன்றாக நீங்கள் கொடுத்துள்ள கணக்கினை எடுத்துக் கொள்வதனைப் பார்க்கலாம். அப்போது எக்ஸெல் எதனை முதலில் மேற்கொள்கிறது; எதனை இரண்டாவதாக மேற்கொள்கிறது என்பதனை நீங்களே கண்கூடாகக் காணலாம். ஒன்றைச் செயல்படுத்துகையில் எதில் அடிக்கோடு உள்ளதோ அது அடுத்ததாக எடுத்துக் கொள்ளப்பட இருக்கிறது என்பதனையும் அறியலாம். பார்முலாவில் செல்களுக்கான ரெபரன்ஸ் குறிக்கப்பட்டிருந்தால் அவற்றின் மதிப்புகள் எடுத்துக் கொள்ளப்பட்டுக் காட்டப்படும். பார்த்தது போதும் என்று உணர்ந்தாலோ அல்லது கடைசி கணக்கு போடப்பட்டுவிட்டாலோ Close button அழுத்தி வெளியேறலாம். எக்ஸெல் எப்படி பார்முலா கணக்கீடுகளை மேற்கொள்கிறது என்ற மர்ம முடிச்சு இப்போது உங்கள் மனதில் இருந்து கழண்டு கொண்டதா!